Ein wichtiger Aspekt der Völkerführung ist die Übersicht zu behalten. Dabei sollte man sich nicht nur auf sein gutes Gedächtnis verlassen. Jeder Imker, auch der Hobby-Imker, sollte Aufzeichnungen machen über seine Völker.

Diese Aufzeichnungen gewinnen mit den Jahren. Jedes Volk ist individuell. Wann wurde eine neue Königin zu gesetzt? Habe ich im letzten Herbst vorbeugend gegen Varroose behandelt? Habe ich das Volk von einem Kollegen bekommen oder ist es der erste Schwarm, den ich selbst eingefangen habe?

Es sind nicht nur die eignen Erfahrungen, die man festhält. Es sind auch Informationen über das Bienenvolk und seine Eigenschaften. Dieses Wissen ist von besonderer Bedeutung, falls man eines Tages züchten will.

Üblicherweise wird für jedes Volk eine „Stockkarte“ geführt. Dies ist eine große Karteikarte, die an der Beute angebracht wird. Bei Bienenständen kann auch ein Buch geführt werden.